Het ordenen van je administratie betekent dat je papieren die je ontvangt systematisch opbergt zodat je de papieren ook weer snel terug kan vinden. Het geeft je overzicht en het kan je veel tijd besparen. Het is belangrijk dat je alle administratie op één plek bewaart, bijvoorbeeld in een bureaula of op een plank in een kast. Een slimme manier om je post te scheiden is door deze op te bergen in diverse postbakjes. Het bovenste postbakje kun je gebruiken om ‘te betalen rekeningen’ in te leggen. Een ander postbakje kun je gebruiken voor de ‘nog op te ruimen papieren’. Als je veel administratie hebt, kun je deze rangschikken en verdelen over verschillende bakjes (bijvoorbeeld bankafschriften, verzekeringspapieren et cetera).

Het is uiteraard belangrijk om regelmatig het ‘te betalen rekeningen’-bakje weg te werken. Doe dit bij voorkeur een keer per week op een vaste dag zodat dit een vast ritueel wordt. Gebruik hiervoor bij voorkeur internetbankieren. Voordeel hiervan is dat je alle betalingen op de uiterste betaaldata kan zetten (dit levert een rentevoordeel op) en dat je betaalbakje iedere keer netjes leeg is. Zo houd je prima overzicht. Bovendien kun je altijd je actuele banksaldo opvragen via het internetbankieren. Het nog op te ruimen papieren bakje kan het beste éénmaal per maand worden opgeruimd. Dit zou via de onderstaande wijze kunnen gebeuren:

Persoonlijke administratie

Dit zijn documenten die erg belangrijk zijn, maar die je erg weinig gebruikt: kopie paspoort of identiteitskaart, kopie van je rijbewijs, diploma’s, getuigschriften, arbeidscontracten, medische gegevens, geboortebewijs et cetera. Doe deze documenten in een grote envelop en berg ze op in een kastje (bij voorkeur brandvrij).

Rekeningen en betaalbewijzen

Maak een aparte ordner voor rekeningen en betaalbewijzen voor aanschaffingen waarvoor garantie geldt. Je kan de rekeningen of betaalbewijzen chronologisch opbergen. Houd wel rekening met de duur van de garantie. Daarnaast is het zo dat je op een bepaald artikel een jaar garantie krijgt, maar dat wil niet zeggen dat de aanspraak op garantie na dit jaar geheel vervalt. Afhankelijk van de economische levensduur van het product kan een fabrikant na dit jaar nog best gedeeltelijk aansprakelijk zijn voor het kapot gaan van het apparaat. Het is dus belangrijk betaalbewijzen langer te bewaren dan de garantietermijn. Schoon de map één keer per jaar op, waarbij je de facturen en betaalbewijzen van artikelen die niet je niet meer hebt weggooit.

Verzekeringspapieren

Maak een aparte ordner voor verzekeringspapieren. Maak een tabblad per soort verzekering (ziektekosten, inboedel, wettelijke aansprakelijkheid, reis, auto) en berg de betreffende papieren hierachter op.

Notariële akten en dergelijke
Bewaar deze in een lade bij elkaar (bijvoorbeeld in een doosje). Bij voorkeur in een brandvrij kastje.

Leningen en hypotheken
Maak ook hiervoor een aparte ordner en maak tabbladen per lening.

Overige post
Via je brievenbus krijg je veel papieren binnen. Gooi post waar je niet om hebt gevraagd direct weg. Weet je niet zeker of je iets weg kan gooien, vraag je dan altijd af wat het ergste is dat er kan gebeuren als je het wel weggooit. Berg bij twijfel het document op in een van de orders.